1.    Collecte des renseignements

Renseignements personnels

Dans le cadre des services que nous offrons, nous recueillons certains renseignements qui permettent d’identifier une personne. Nous recueillons entre autres les renseignements qui nous sont envoyés directement au moyen de notre site Web (par exemple quand vous remplissez un formulaire ou clavardez avec nous) ou par tout autre moyen (courriel ou poste). Ces renseignements peuvent comprendre l’un des éléments suivants :

• Nom et prénom;
• Adresse courriel;
• Numéro de téléphone;
• Adresse civique;
• Pays, province ou État de la résidence;
• Tous renseignements divulgués par courriel, au téléphone, en clavardant ou en utilisant le site Web.

Également, si vous nous appelez,nous recueillons certains renseignements personnels pour confirmer votre identité, vous offrir le service et pouvoir s’assurer de respecter nos engagements contractuels. Notre fournisseur de service, Genesys, collecte les renseignements personnels suivants :

• Date et heure de l’appel;
• Langue choisie;
• Durée de l’appel;
• Option choisie par la personne qui appelle;
• Temps d’attente.

Dans le cadre de nos activités de courtage, nous pourrions recueillir auprès de nos clients des renseignements sur les assurés.

• Liste des assurés;
• Sommaire de la couverture;
• Date du renouvellement;
• Factures

Quand vous postulez à un emploi au sein de notre équipe, vous nous communiquez les renseignements suivants pour évaluer votre candidature, pour vous contacter pour poursuivre le processus d’embauche ainsi que pour vérifier vos antécédents:

• Votre nom, numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre curriculum vitae ainsi que votre lettre de motivation le cas échéant;

Ces renseignements sont accessibles uniquement aux personnes chargées du recrutement. Nous conservons votre dossier de candidat pour la durée nécessaire pour les fins décrites ci-haut et pour répondre aux exigences prévues par la loi et à nos obligations contractuelles.

Diverses sources pourraient, à l’occasion, nous transmettre des renseignements personnels (p. ex. adresse courriel). Il peut s’agir de tiers qui font parvenir à FBA des rapports anonymes sur l’utilisation des services de nos plates-formes numériques.

Vos transactions en ligne sont sécurisées grâce aux protocoles de transmission standards de nos fournisseurs de services Moneris et PayPal. Nous ne recueillons pas les numéros des cartes de paiement. Les paiements effectués sur notre site Web sont traités directement par notre fournisseur de service PayPal qui est l’unique titulaire des renseignements sur votre carte de paiement.

Collecte automatique des renseignements

Lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons certains renseignements automatiquement au moyen de l’outil Google Analytics, au moyen d’applications de clavardage ou d’enregistrements de fichiers journaux. Ces renseignements comportent, entre autres, les données suivantes :

• L’adresse IP utilisée pour accéder au site Web;
• La configuration du navigateur et le système d’exploitation;
• La configuration de l’appareil mobile au moment où ce dernier accède au site Web;
• L’emplacement géographique et les données de cet emplacement;
• Les pages visitées, les produits consultés et les liens ouverts sur le site Web;
• Les mots-clés utilisés au cours d’une recherche; et
• La date et la durée de la visite.

Toutefois, nous ne partageons pas ces renseignements.

Renseignements sur les témoins

Nous utilisons les témoins, de petits fichiers texte qui servent à déterminer le navigateur que vous utilisez, afin d’améliorer la performance de notre site Web et de faciliter la navigation des utilisateurs. Les témoins sont enregistrés sur votre disque dur par le serveur qui héberge le site Web que vous visitez ou par un serveur administré par un tiers (module d’extension de clavardage). Certains témoins sont automatiquement effacés dès la fermeture du navigateur alors que d’autres témoins sont enregistrés indéfiniment. En règle générale, les options de votre navigateur vous permettent d’activer ou non l’enregistrement des témoins. Les témoins ne permettent pas de reconnaître les utilisateurs (à moins d’indication contraire, c’est-à-dire lors de l’activation d’un service associé à un compte).

2.    Utilisation de vos renseignements

Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés aux fins énoncées ci-dessous :

• Fournir des services (p. ex. : activités de courtage)
• Communiquer avec vous et fournir les renseignements que les utilisateurs nous ont demandés.
• Gérer les transactions (p. ex. : courtage, paiement de franchise, etc.)
• Analyser la performance des plates-formes numériques pour nos utilisateurs et les habitudes des visiteurs et des utilisateurs de notre site Web.
• Améliorer la performance des sites Web en mesurant la fréquence de navigation des pages, en comptabilisant les fonctions les plus utilisées et en surveillant le trafic. Nous utilisons les résultats de l’outil d’analyse Web Google Analytics aux fins d’analyse et d’optimisation de nos sites Web et de nos plates-formes numériques. Les renseignements sur cet outil sont décrits à l’adresse https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr.
• Soulever les problèmes du site Web et les régler.

3.    Conservation des renseignements personnels et confidentialité.

FBA conserve les renseignements qui sont nécessaires à la prestation des services à la clientèle ou à des fins juridiques ou commerciales. Ces renseignements peuvent être conservés dans le système CRM et sont assujettis aux plus hautes normes de sécurité. Les renseignements qui ne sont pas conservés sont détruits ou effacés au moyen d’un processus de réécriture sécurisé.

Nous traitons vos renseignements personnels comme des renseignements confidentiels. Bien qu’il soit impossible de garantir une protection totale, nous mettons en place toutes les mesures raisonnables (techniques, contractuelles, administratives et physiques) afin d’assurer la protection des renseignements personnels des utilisateurs et des clients.

Nous faisons affaire dans certains cas avec des fournisseurs de services externes qui pourraient conserver des renseignements personnels. Tous nos partenaires d’affaires et fournisseurs doivent respecter l’entente de confidentialité qu’ils ont signée. Nous nous assurons, dans la mesure du possible, que ces fournisseurs externes utilisent des moyens raisonnables pour gérer les renseignements personnels conservés par FBA conformément à la présente politique et aux lois et règlements en vigueur.

Toutes les données sont enregistrées sur des serveurs situés dans un emplacement sécuritaire au Canada. Tous les systèmes sont munis de coupe-feux qui possèdent des systèmes de contrôle de détection d’intrusion ainsi que des dispositifs de gestion unifiée des menaces. FBA adopte un protocole de sécurité rigoureux dans le cadre de ses activités commerciales. Nos clients sont informés des procédures et des normes de sécurité que nous mettons en place.

Nous nous engageons à conserver vos renseignements personnels uniquement pour la durée de conservation nécessaire pour vous assurer le service ou pour des fins juridiques ou commerciales.

4.    Communication des renseignements personnels

Tel qu’indiqué dans la présente politique, les renseignements personnels recueillis par FBA ne seront pas vendus, divulgués ou loués sans le consentement du client. Les renseignements personnels tels que le nom et l’adresse du client pourraient être divulgués à des sous-traitants seulement si le client nous donne son consentement et uniquement aux fins de la prestation des services offerts à ce dernier.

Renseignements synthétisés

FBA pourrait divulguer à des personnes ou des organisations des renseignements consolidés et non identifiables obtenus par suite de la cueillette de renseignements personnels. Dans de telles situations, nous prendrons les moyens raisonnables pour éviter qu’une personne soit identifiée au moyen des renseignements consolidés.

5.    Messages indésirables

Nous respectons les lois et règlements antipourriel qui sont actuellement en vigueur.

Néanmoins, nous sommes autorisés à communiquer avec les clients relativement à leurs demandes de réclamation, à leurs renseignements personnels ou à leurs demandes de renseignements, le tout, conformément aux lois et règlements en vigueur.

6.    Modifications à la politique

Nous invitons les utilisateurs à vérifier de façon régulière si la présente politique a fait l’objet de modifications. Si vous continuez à utiliser le présent site Web et à partager vos renseignements personnels, nous considérons que vous avez accepté la politique et les modifications ayant été apportées.

7.    Lois applicables

La présente politique de confidentialité et toutes les transactions qui sont liées à ce site Web sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui y sont applicables, et seront interprétées conformément à ces lois.

8.    Accès aux renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, les utilisateurs peuvent accéder à leurs renseignements personnels et demander que nous y apportions les corrections voulues. Pour ce faire, les utilisateurs doivent faire parvenir une demande par écrit à l’adresse ci-dessous :

FBA Solutions

100-30, rue Aberdeen

Saint-Lambert, QC

J4P 1R4

1 877 334-3201

protection@fbasolutions.ca

Nous nous réservons le droit de demander à la personne qui souhaite accéder à ses renseignements personnels qu’elle décline son identité. Les renseignements qui seront recueillis pour effectuer cette vérification ne seront pas enregistrés ou utilisés à d’autres fins.

Lorsque vous présentez une demande d’accès à l’information ou que vous nous contactez pour partager vos préoccupations relativement au traitement des renseignements personnels, notre responsable à la protection des renseignements personnels est avisé sur réception de la demande. Nous nous engageons à vous faire parvenir un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables et de répondre à la demande dans un délai de 30 jours.

9.    Communiquez avec nous

Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions relativement à la présente politique ou à nos activités en matière de protection des renseignements personnels, communiquez avec nous au numéro suivant :

FBA Solutions

1 877 334-3201

protection@fbasolutions.ca

Si vous jugez que nous ne conservons pas vos renseignements personnels de la façon prescrite par la loi, vous pouvez formuler une plainte à cet effet. Nous étudierons votre plainte et si cette dernière est justifiée, nous apporterons les modifications nécessaires.

Si l’étude de votre plainte n’est pas à votre entière satisfaction, vous pouvez communiquer avec le commissaire à l’information de votre province à l’adresse ci-dessous :

[1] Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques pour le secteur privé et au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur public.